Política Tratamiento de Datos – Equipment and Rental Cuf

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Equipment and Rental CUF SAS, acogiendo y dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en el artículo 15 de nuestra Constitución Política, adopta y aplica la presente Política para el tratamiento de los datos personales. Equipment and Rental CUF SAS, manifiesta que garantiza la intimidad, derechos a la privacidad, y el buen nombre de las personas, durante el proceso del tratamiento de datos personales, en todas las actividades, las cuales tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.

Se compromete a no revelar la información que se digita o transfiere a nuestra empresa, de acuerdo con las normas de la Ley 527 que reglamenta el Comercio Electrónico en Colombia y la Ley 1581 de 2012 sobre el uso de datos confidenciales. Con la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, se suple dejando sin efecto acuerdos y políticas expedidas con anterioridad.

Equipment and Rental CUF SAS, para dar cumplimiento a las políticas de protección de datos y a las obligaciones de la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y las demás normas que la complementen, adicionen, enriquezcan o modifiquen, tiene en cuenta lo siguiente para el manejo de información y datos personales:

– La información personal es uno de los activos más importantes, por lo tanto, el tratamiento de esta información se realiza con sumo cuidado y atendiendo lo establecido por la ley, garantizando a las personas el pleno ejercicio y respeto por su derecho del Hábeas Data.

– La información que se encuentra en la Base de Datos propia ha sido obtenida en desarrollo de la actividad de Equipment and Rental CUF S A S, su recopilación se ha hecho y se hará siempre atendiendo a los criterios y normatividad legal.

ALCANCE DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS:

La Política de Protección de Datos Personales de Equipment and Rental CUF SAS se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales, que para Equipment and Rental CUF SAS sea objeto de Tratamiento como responsable y/o encargado del tratamiento de Datos Personales.

El Tratamiento de los Datos Personales se deberá hacer en los términos, condiciones y alcances de la autorización del Titular y/o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo. Cualquier tipo de solicitud, producto del ejercicio de los deberes y derechos consagrados en la política, podrá dirigirse a la Carrera 1 #18-19 CC. Megacentro calimio, Local-36 de la ciudad de Cali – Colombia, con teléfono de contacto (032) 8807601 y correo electrónico: meliurib@ercuf.com

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Equipment and Rental CUF SAS, con sede principal en la Carrera 1 #18-19 CC. Megacentro calimio, Local-36 de la ciudad de Cali – Colombia, con teléfono de contacto (032) 8807601 y correo electrónico: meliuribe@ercuf.com , será el responsable del tratamiento de los datos personales y las bases de datos.

FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

La finalidad de la Política de Protección de Datos Personales busca:

– Instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la ley.

– Generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de sus titulares.

– La finalidad de Equipment and Rental CUF SAS con respecto a la recolección y tratamiento de Datos Personales frente a:

a) CLIENTES:

– Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por la compañía.

– Realizar el envío de información relacionada con informes de servicios, facturación, recibos de pago, entre otros documentos relacionados con las relaciones comerciales.

– Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, de calidad, interbancaria y financiera, entre otros.

– Formalizar procesos de contratación y efectuar la prestación del servicio o la entrega del producto adquirido.

– Realizar gestiones administrativas y financieras.

– Atender a los requerimientos de autoridades competentes.

– Atender a obligaciones legales en la conservación de documentos.

– Para conocer la información del titular el dato que repose en centrales de información crediticia o en operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y proveniente de terceros países a que se refiere la Ley 1266 de 2008, y bases de datos de antecedentes judiciales, entre otros.

– Para dar trámite y respuesta a las solicitudes, quejas y reclamos presentados por los clientes.

– Las demás finalidades necesarias para el desarrollo del objeto social de la compañía y la prestación de sus servicios.

– Por consiguiente, el Usuario acepta que Equipment and Rental CUF SAS lo contacte por diferentes canales como teléfono fijo, teléfono celular, mensajes de texto a su celular, correo electrónico y redes sociales, para ofrecerle información y beneficios, brindándole información, beneficios y ofertas.

b) EMPLEADOS:

– Esta finalidad incluye específicamente los pagos de salarios y obligaciones como empleador de las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación, tanto de los empleados como de sus familiares y control de novedades laborales como permisos, incapacidades, control de acceso y horario de trabajo del empleado.

c) PROVEEDORES Y OTROS:

– Realizar el envío de información relacionada con informes de servicios, facturación, recibos de pago, entre otros documentos relacionados con las relaciones comerciales.

– Formalizar procesos de contratación y realizar el seguimiento en la prestación de servicios contratados o la entrega de productos o insumos adquiridos.

– Realizar gestiones administrativas y financieras, relacionadas con los vínculos comerciales.

– Atender a los requerimientos de autoridades competentes.

– Atender a obligaciones legales en la conservación de documentos.

– Para dar trámite y respuesta a las solicitudes, quejas y reclamos presentados por los proveedores.

– Las demás finalidades necesarias para el desarrollo del objeto social de la compañía y la prestación de sus servicios.

– Contacto permanente para solicitud de cotizaciones y gestión de las relaciones comerciales que surjan, con el objeto de adquirir sus productos o servicios como insumos para el funcionamiento según la razón social de Equipment and Rental CUF SAS.

d) VISITANTES:

– Equipment and Rental CUF SAS recibe en sus instalaciones con frecuencia, en cantidades mínimas visitantes, para evaluar compra, para comprar directamente, para recoger productos, para entregar productos, y por las demás acciones propias de la actividad principal de venta y compra de productos.

– La información que suministran los visitantes a manera de control de acceso es registrada por parte de la empresa de seguridad en el ingreso de la zona, quienes manejan su planilla de ingreso, buscando obtener control frente a posibles incidentes de seguridad e identificación de las personas que ingresan a la zona y a las instalaciones de Equipment and Rental CUF SAS.

AMBITO DE APLICACIÓN:

Las políticas de tratamiento de Datos Personales deben ser conocidas y aplicadas por todos los funcionarios, empleados, dependencias, clientes y proveedores de Equipment and Rental CUF SAS, tanto en sus instalaciones físicas, como en internet, dentro de su página web y su tienda virtual.

BASE DE DATOS DE CORURI TOOLS SAS:

Las políticas y procedimientos aplican a la Base de Datos que maneja Equipment and Rental CUF SAS y serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la ley.

CONSULTA DE LA POLÍTICA:

La Política de Protección de Datos Personales debe estar anunciada, presentada y dispuesta en el sitio Web de Equipment and Rental CUF SAS “www.ercuf.com”, presentando fácil consulta y acceso por parte del público en general.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES:

Los titulares de los datos personales, son las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por parte de Equipment and Rental CUF SAS.

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales, los cuales los pueden ejercer en cualquier momento:

– Acceder, conocer, actualizar y rectificar los datos personales sobre los cuales Equipment and Rental CUF SAS está realizando el Tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados al encontrar que sus datos se encuentran parciales, incorrectos, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento no haya sido autorizado o sea expresamente prohibido.

– Ser informado por Equipment and Rental CUF SAS, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

– Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos, y las garantías constitucionales y legales.

– Solicitar prueba de la autorización otorgada a Equipment and Rental CUF SAS para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.

– Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante Equipment and Rental CUF SAS.

– Acceder y consultar de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

7.1 ACTUALIZAR, CORREGIR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS DEL TITULAR:

Para poder efectuar la actualización, corrección, rectificación o supresión, el Titular debe tramitar la solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento indicando:

– Nombre completo e identificación del titular de los datos.

– Descripción detallada de los hechos que dan lugar de la solicitud.

– Datos de ubicación del titular como la dirección, departamento, ciudad y teléfono de contacto.

– Descripción del procedimiento que desea realizar (actualización, corrección, rectificación o supresión).

– Y si considera necesario adjuntar documentos que soporten la solicitud (este punto es opcional).

– Recibida la solicitud del Titular Equipment and Rental CUF SAS tramitará por intermedio del responsable o encargado del tratamiento, manteniendo abierto el caso en un término no mayor a cinco (5) días hábiles desde la fecha su recepción, tiempo en el que se debe dar respuesta y solución a la solicitud. Así mismo, se tendrán dos (2) días hábiles para dar traslado a la persona encargada de darle solución (competente); si quien la recibe no está legitimado para responderla, tendrá quince (15) días hábiles contados a partir del día de recepción de la solicitud para atenderla.

– De no cumplir el Titular con los puntos correctamente diligenciados para tramitar la solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento, se le solicitará al Titular (interesado) la corrección de los requisitos dentro de los siguientes cinco (5)

días a la fecha de recepción. Al transcurrir quince (15) contados a partir de la fecha, desde que se le solicita al Titular el cumplimiento de los requisitos establecidos, y no obtener respuesta alguna o insistir en el procedimiento equivocado, se asimilará como desistimiento de la solicitud.

– Si por parte de Equipment and Rental CUF SAS, no ha sido posible dar respuesta a la solicitud dentro del término señalado, se le informará al Titular (interesado), listando y detallando los motivos por los cuales no fue posible atender su solicitud y notificándole la fecha en la que será resuelta.

REVOCAR LA AUTORIZACIÓN PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES:

En cualquier momento el titular de los Datos Personales puede revocar la autorización para el tratamiento de sus Datos Personales suministrados a Equipment and Rental CUF SAS; para ello debe gestionar una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, detallando el objeto de su solicitud.

El Titular de los Datos Personales para poder gestionar la revocación ante Equipment and Rental CUF SAS, debe llevar a cabo los mismos pasos y requisitos consagrados en el procedimiento para actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos personales.

CONSULTAS SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS POR SUS TITULARES:

Los Titulares podrán consultar su información personal que tenga Equipment and Rental CUF SAS, quien a su vez estará dispuesto a suministrar toda la información que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de Datos Personales, Equipment and Rental CUF SAS garantiza:

– Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

– Ofrecer y notificar los formularios, sistemas y otros métodos de contacto.

– Atender en un término máximo de quince (15) días hábiles los casos de atención de las solicitudes, los cuales se contaran a partir de la fecha de solicitud. De no ser posible atenderla dentro del tiempo definido, se informará al interesado antes de su vencimiento, notificando los motivos del retraso y la nueva fecha en que se dará

solución. Este nuevo plazo no podrá superar los cinco (5) días hábiles adicionales al plazo inicial.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE:

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. Los datos de naturaleza sensible son los relacionados con:

– Origen racial o étnico.

– Orientación política.

– Convicciones religiosas / filosóficas.

– Pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, organizaciones de derechos humanos o partidos políticos.

– Vida sexual.

– Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

– Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

MARCO NORMATIVO Y LEGAL:

Las políticas de protección de Datos Personales de Equipment and Rental CUF SAS se rigen por las siguientes normas de manera interna y externa:

a) LEY 527 DE 1999:

Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Así mismo, introduce el concepto de equivalente funcional, firma electrónica como mecanismos de autenticidad, disponibilidad y confidencialidad de la información.

b) LEY 1266 DE 2008:

Por la cual se dictan las disposiciones generales del Hábeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.

c) LEY 1273 DE 2009:

Ley por medio de la cual se crea y se protege el bien jurídico de la información y los datos personales. Así mismo, se tipifican conductas penales como daño informático, violación de datos personales, acceso abusivo a sistema informático, interceptación de datos informáticos, hurto por medios informáticos, entre otras.

d) LEY 1581 DE 2012:

Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

e) DECRETO 1377 DE 2013:

Con el cual se reglamenta la Ley 1581 de 2012, sobre aspectos relacionados con la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales.

f) DECRETO 368 DE 2014:

Por el cual se reglamentan las operaciones mediante sistemas de financiación previstas en el artículo 45 de la Ley 1480 de 2011.

g) DECRETO 886 DE 2014:

Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos Personales, el cual se encuentra a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, y donde quienes actúen como Responsables del tratamiento de datos personales, deberán registrar sus Bases de Datos siguiendo las instrucciones de este decreto.

FUNCIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

– Dentro de las funciones del responsable del tratamiento de los datos personales, se encuentra el nombramiento de una persona al interior de la empresa que cumpla con las siguientes funciones:

– Garantizar la elaboración, implementación y promoción de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.

– Comunicar e impulsar una cultura de protección de datos dentro de la organización.

– Integrar y enlazar todas las áreas de Equipment and Rental CUF SAS para asegurar una implementación transversal de las Políticas de Protección de Datos Personales.

– Verificar y auditar que las Bases de Datos de Equipment and Rental CUF SAS sean registradas en el Registro Nacional de Bases de Datos, y actualizar el reporte según las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

– Programar y garantizar un entrenamiento constante de la compañía en la protección de datos personales.

– Analizar y diagnosticar las responsabilidades de los cargos dentro de Equipment and Rental CUF SAS, para liderar el programa de capacitación en la protección de datos personales.

– Garantizar que dentro del proceso de análisis de desempeño de los empleados, el entrenamiento y uso sobre la protección de datos personales, se encuentre en un nivel alto.

– Realizar la capacitación y transmitir la responsabilidad a los nuevos empleados que por las condiciones de su trabajo, tengan acceso a las Bases de Datos.

– Organizar y hacer seguimiento a la implementación de planes de auditoría interna, para verificar el cumplimiento de las políticas de tratamiento de datos personales.

– Obtener cuando sea requerido, las declaraciones de conformidad de la Superintendencia de Industria y Comercio.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS:

Equipment and Rental CUF SAS aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción, protección, almacenamiento y confidencialidad de los Datos Personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en los casos pertinentes.

GARANTÍAS DE ACCESO AL TITULAR A LOS DATOS PERSONALES:

Equipment and Rental CUF SAS garantiza el derecho de acceso al titular de los datos, con previa acreditación de su identidad, legitimidad y sin ningún costo, a sus datos personales a través de diferentes medios, principalmente electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y se le debe permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

ACTUALIZACIÓN DE LAS BASE DE DATOS:

Actualizar la información conforme se obtengan los datos, de conformidad con lo señalado en la ley 1581 de 2012.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:

Conservar la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, utilizando mecanismos digitales y reglas de seguridad necesarias para mantener el registro de la forma y fecha. Equipment and Rental CUF SAS establece los repositorios electrónicos para salvaguardar la información.

TRATAMIENTO DE DATOS COMERCIALES:

Equipment and Rental CUF SAS tramitará los datos comerciales e información financiera que considere necesaria para el cumplimiento de su objeto social y para toda celebración de contratos con terceros. Los datos de los mismos serán tratados con la intimidad, derechos a la privacidad, el buen nombre de las personas, dentro del proceso del tratamiento de datos personales, y durante todas las actividades que tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.

Para tal efecto, se reglamenta la firma del Acuerdo de Confidencialidad para la entrega de Datos con todos los proveedores.

TRATAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS DIRECTOS DE LA EMPRESA:

Todos los datos suministrados por los empleados de Equipment and Rental CUF SAS serán almacenados, compilados, utilizados, compartidos, consultados, transmitidos, intercambiados y transferidos, para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral y al ejercicio de los derechos como empleador.

Toda la información relativa a los empleados o ex empleados de Equipment and Rental CUF SAS, serán conservados con el fin de que la Compañía, pueda cumplir sus obligaciones como empleador y ejercer los derechos que en esa misma condición le corresponden, de acuerdo con la legislación laboral colombiana.

Al momento del ingreso a Equipment and Rental CUF SAS de empleados nuevos con contrato laboral, es requisito que al momento del inicio de sus labores asignadas, manifiesten conocer, aceptar y aplicar las Políticas de Protección de Datos Personales.

Para dar por finalizado el proceso de vinculación de un nuevo empleado en Equipment and Rental CUF SAS, es necesario garantizar del empleado la firma y aceptación de la presente política.

VIDEOVIGILANCIA:

Equipment and Rental CUF SAS informa a sus empleados y visitantes sobre la existencia de mecanismos de seguridad, por medio de la notificación en anuncios de la video vigilancia en sitios visibles.

Equipment and Rental CUF SAS cuenta con un sistema de video vigilancia por medio de cámaras fijas, instaladas en sitios estratégicos en el interior de sus oficinas e instalaciones, lo cual está establecido en los derechos del tratamiento de datos para los empleados y personas naturales.

Manifestando que la información recolectada solo se utilizará con fines de seguridad de los empleados, personas naturales, bienes y activos que en ella se contengan. Dicha información podrá ser utilizada como prueba en cualquier momento que sea requerida, ante cualquier autoridad, organización oficial y privada que lo solicite.

Los archivos obtenidos de la video vigilancia se almacenan en un sistema que cuenta con condiciones de seguridad con todo el rigor necesario para tal fin y solo tiene acceso el personal del área administrativa, en cuya vinculación se firmó el acuerdo de confidencialidad.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA:

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Toda información no contemplada en la presente política se reglamentará de acuerdo con el Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

La actualización de la Políticas de Protección de Datos Personales dependerá de las instrucciones y lineamientos de la Dirección Ejecutiva de la Equipment and Rental CUF SAS, así como de las extensiones reglamentarias del ente de vigilancia y control, la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cualquier inquietud adicional nos puede escribir al correo: info@coruritools.com , los mensajes serán atendidos a la mayor brevedad posible.

GLOSARIO DE TERMINOS:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a

sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.